Formål med et arkiv

Formål med et arkivsystem:

Det overordnede formål med et arkivsystem er:

• At sikre en systematisk deling af viden i hele organisationen.
   
• At informationer hurtigt og effektivt kan genfindes af alle i organisationen med legitim adgang.

Kort sagt:

Deling af viden
i
hele organisationen

Formål med arkiveringssystematik:

Vi ved af erfaring:

    "At det ikke er en "kunst" at arkivere"

MEN at kunsten består i:

    "At arkivere, så dokumentet kan genfindes 
enkelt, effektivt og sikkert hver gang!"

Al erfaring siger, at den sikreste metode - til genfinding af al relevant information om et givet emne - er at anvende en fælles arkivplan for hele organisationen.   Understøttet af enkle og logiske forretningsgange.

Via fælles arkiveringsstruktur kan aktuel sagsbehandling eller konkret problemløsning effektivt understøttes af al tilgængelig viden i organisationen.

Det sikrer:

• Effektiv og ensartet sagsbehandling
• Hurtigere problemløsning
• Højere informationsniveau

Overordnet set er formålet derfor:

At understøtte forretningsgrundlaget

via let tilgængelighed til informationer, der indgår i den daglige opgaveløsning
– hos den enkelte medarbejder - og på tværs af organisationen.