Ortopædkirurgien Region Nordjylland

Økonomi- og planlægningschef Jan Lilholt
25. maj 2005

Ortopædkirurgi Nordjylland er en nydannet sygehussektor, der blev etableret i forbindelse med, at sygehusområdet i Nordjyllands Amt fik en ny struktur i 2002-03. Ortopædkirurgi Nordjylland er en selvstændig sygehussektor med ansvar for ortopædkirurgien i hele det nordjyske område.

Sektorledelsen besluttede, at den nye ortopædkirurgi-sektor skulle have en god start med et moderne og velgennemtestet dokumentstyringssystem, der kunne sikrer ledelsen og andre nøglemedarbejdere overblik over sagsforløb. Den nye organisation havde også et behov for et system, der kunne tilsikre ensartede sagsbehandlingsprincipper.

Blandt andet pga. den decentrale klinikstruktur ønskede sektorledelsen et dokumentstyringssystem, hvor sagsbehandlerne kunne arbejde ”papirløst”. Sektorledelsen ønskede også et system, der kunne bidrage til en effektiv vidensdeling i den geografisk spredte organisation.

Beslutningen om valget af INFO Organizer som det fremtidige ESDH-system blev truffet af den koordinerende ledelse af sundhedsforvaltningen i amtet.

De gode bruger- og ledelseserfaringer med INFO Organizer på Aalborg Sygehus var medvirkende årsag til, at INFO Organizer blev valgt som det fælles elektroniske dokumentstyringssystem til alle administrationer i Nordjyllands Amts sygehussektorer.

Inden implementeringen af INFO Organizer gennemførte vi en proces sammen med A4 ArkivSystemer og de øvrige sygehussektorer i amtet, hvor vi dels fik fastlagt en arkivplan tilpasset behovet hos Ortopædkirurgi Nordjylland og dels fik fastlagt de forretningsgange, som skulle understøtte systemet.

Denne proces har været særdeles nyttig, og vi oplevede i den forbindelse A4 ArkivSystemer som en rigtig god procesleder.

Sektorledelsen har taget systemet i brug, og når man først har vænnet sig den nye registreringssystematik, finder man ud af, at den tid der benyttes til journalisering i sidste ende giver en netto tidsbesparelse, for det er enkelt og effektivt at fremfinde dokumenter og sager og skabe sig overblik.

Vi har endnu ikke fået implementeret systemet fuldt ud i alle vore klinikker, bl.a. på grund personaleændringer. Men vi er overbevist om, at vi nok skal lykkes med det, således at vi opnår den planlagte vidensdeling i vores geografisk spredte klinikstruktur.

Det har været nyttigt og frugtbart for den nye sektorledelse at deltage i processen omkring vort nye ESDH-system, hvor A4 ArkivSystemer har været en god sparringpartner og tillige været særdeles tjenstvillig og lydhør.