Opbygning af arkivsystem
Arkivplan:
Selve arkivplanen er en systematisk og hierarkisk beskrivelse af virksomhedens:
Hovedprincip i forbindelse med opbygningen af en arkivplan:
Hovedprincippet i vores arkivplaner er, at opbygningen er:
Emneorienteret
Dvs. det er dokumentets/sagens indhold, som bestemmer placeringen.
Kort sagt:
"Hvad drejer sagen sig om"
Afsender, modtager - dvs. relation – dato, form benyttes kun som arkiveringsprincip, hvis dokumentet ikke kan relateres til en sag eller et emne.
Herved sikres en systematisk opsamling af virksomhedens:
Decimalklassifikationsprincippet
For at opnå en logisk opbygning af arkivplanen, foretager vi typisk en emne-mæssige ordning i arkivplanen efter:
Decimalklassifikationsprincippet
(Klik her for at se eksempel herpå)
Hvis Arkivplanen konsekvent er opbygget efter dette princip, vil der aldrig være tvivl om, hvilket niveau et konkret arkivnummer refererer til.
Behovet for specifikation er meget forskelligt for den enkelte virksomheds emneområder.
Hovedprincippet er derfor:
Der specificeres ikke ud over, hvad der aktuelt er behov for.
Hvad består et arkivsystem af?
Et arkivsystem fra A4 ArkivSystemer består af følgende:
-
Selve arkivplanen - Emnemæssigt opdelt opslagsværk
-
Kort brugervejledning - Vejledning i brug af systemet
-
Stikordsliste - Henvisninger til aktuelle områder i arkivplanen
-
Registreringsvejledning - Vejledning til de enkelte hovedgrupper
Dette er med til at guide alle brugere sikkert igennem brugen af arkivplanen.
De beskrevne elementer i arkivsystemet kan også leveres som elektroniske opslagsværker.
Fremtidssikring
Da virksomhedens situation og dermed arkiveringsbehov kan ændre sig over tid, er det vigtigt at arkivplanen opbygges efter et logisk og fleksibelt princip, der fremtidssikrer arkivplanen. Dette sikres ved hjælp af decimalklassifikations-princippet. |
